Gestion de la société

chapo administration societe
Administrer la société

L’administration de la société nécessite une organisation rigoureuse qui passe par une répartition des tâches entre les différentes personnes impliquées.
Au sein du conseil de gestion, il est indispensable d’identifier des responsables par thématique, en fonction des envies et des compétences des membres :

  • Un responsable du suivi de production, monitoring, maintenance, etc.
  • Un responsable communication, lien aux élus, etc.
  • Un gestionnaire du site web
  • Un responsable du suivi de la comptabilité et de la facturation,
  • Etc.

Les réunions du conseil doivent être régulières, et des comptes rendus doivent être rédigés et conservés dans un espace partagé.
L’ensemble des documents importants de la société (contrats, engagements, courriers, etc.) doit être archivé, idéalement dans un lieu public accessible à tous les administrateurs. Il est également recommandé de les scanner et de conserver les versions électroniques dans un espace partagé (possible sur le site web des CV).

 Les points de vigilance

  • Réaliser un organigramme du conseil de gestion avec les fonctions des différents membres
  • Archiver les documents importants
  • Répartir les tâches, impliquer éventuellement des actionnaires non administrateurs dans des tâches « légères »
Gérer l'actionnariat de la société

Du fait de la variabilité du capital, et de la réalisation de projets successifs conduisant à des augmentations régulières du capital, la société voit son actionnariat évoluer. Il peut également y avoir des retraits (une fois la durée d’inaliénabilité des parts dépassée). Il faut donc avoir un suivi rigoureux de l’actionnariat, via la tenue de registres, qui seront demandés en cas de contrôle fiscal.

 Les points de vigilance

  • Tenir régulièrement à jour les registres
Assurer la comptabilité de la société

Le suivi de la comptabilité doit être rigoureux, notamment pour pouvoir répondre aux contrôles fiscaux.  Il est indispensable d’identifier un ou deux membres du conseil de gestion en charge de ce suivi et du lien avec l’expert-comptable. La dématérialisation de la facturation peut faciliter la gestion (le site web peut notamment être utilisé pour entreposer les factures que le comptable télécharge).

 Les points de vigilance

  • Affecter un ou deux membres du conseil de gestion au suivi de la comptabilité
  • Prévoir à l'avance la distribution des dividendes
Le suivi des baux

  

La société locale paie chaque année les loyers aux propriétaires concernés (sauf dans le cas particulier d'une avance de loyer sur 20 ans par exemple).

 Les points de vigilance

  • Loyers : paiement HT, bien respecter les conditions du bail (année échue ou à échoir). Attention au 1er loyer qui correspond à plus d’une année
  • Révision des baux : les baux types prévoient une rencontre a minima tous les 5 ans entre propriétaires et société locale
  • Cession de bâtiments : la cession du bail  se fait avec la vente auprès du nouvel acquéreur sauf si celui-ci refuse (indemnités prévues pour démanteler).